In dit artikel vindt je de volgende informatie:
Basis integration
Door de integratie tussen NMBRS en Alleo op te zetten bereik je het volgende:
Alle bestaande medewerkers in uw NMBRS-account worden toegevoegd aan Alleo
Eventuele mutaties in NMBRS (on- en off-boarding van medewerkers) worden dagelijks automatisch gesynchroniseerd met Alleo
Het is goed om te weten dat Alleo door deze integratie ‘Read-Only’ toegang krijgt tot jouw NMBRS-account, waardoor wij nooit gegevens in jouw NMBRS-account aanpassen.
Om te bepalen welke medewerkers gesynchroniseerd moeten worden, controleert Alleo het veld Werknemerstype en onderneemt een actie:
Werknemerstype | Actie |
Payroll | Onboard de medewerker op Alleo |
Voormalig Payroll | Off-board de medewerker van Alleo |
Vereisten om de basis integratie in te richten
Houd rekening met de volgende vereisten voordat je de integratie instelt. Informeer bij twijfel bij je accountant/NMBRS-beheerder of je over de juiste toegang beschikt:
Toegang tot NMBRS met een van de volgende logintypes:
Klantlogin
Alle Templates bieden voldoende rechten om de integratie op te zetten.
Bedrijfslogin
Let op: dit zijn de enige aanmeldingstypen die worden ondersteund om de integratie in te stellen.
Als je toegang hebt tot meerdere bedrijven in NMBRS, kan je de functie Gebruikerssjabloon in NMBRS gebruiken om te filteren voor welke bedrijven werknemersgegevens moeten worden gesynchroniseerd met Alleo:
Als je toegang hebt tot meerdere Debiteuren in NMBRS, kan je de Debiteuren die gekoppeld dienen te worden met Alleo selecteren tijdens het integratie setup proces.
Ik ben accountant, kan ik de integratie voor mijn klant opzetten?
De integratie is door NMBRS geoptimaliseerd zodat klanten deze kunnen opzetten. Daarom kan een e-mailadres slechts één keer per integratie worden gebruikt. De volgende keer dat dit e-mailadres voor een andere integratie wordt gebruikt, gaat de eerste integratieverbinding verloren.
Stappen om de basis integratie in te stellen
Vraag jouw unieke NMBRS-integratielink aan via admin-support@alleo.nl
Open een incognito venster
Open de integratielink van Alleo
Log in met je NMBRS-account
Selecteer het profiel dat toegang geeft tot de gegevens
Selecteer de Debiteuren waarvoor de data gedeeld dient te worden
Klik op 'Toestaan' om de integratie in te schakelen
Als dit lukt, wordt je doorgestuurd naar het scherm 'Gefeliciteerd'
Alleo Support wordt automatisch op de hoogte gebracht en maakt een test uitdraai van de gegevens en zal deze delen met je
Na bevestiging dat de data correct is, wordt de gesynchroniseerde gegevens correct zijn, wordt de integratie ingeschakeld.
Optioneel: Selectieve synchronisatie van medewerkers
Als je medewerkers selectief wilt synchroniseren, kunt u dit doen door in NMBRS een extra veld toe te voegen om aan te geven of een medewerker in aanmerking komt voor Alleo of niet. Voer deze stappen uit om dit in te stellen:
a. Veldnaam: alleo_access
b. Veldtype: yes/no
Update het veld voor de medewerkers in NMBRS zodat het overeenkomt met de vereiste instelling
Optioneel: Verschillende budgetten toekennen
Als je het Alleo-budget dat aan medewerkers wordt toegewezen wilt variëren, kan je dit bereiken door extra veld(en) toe te voegen in NMBRS om per medewerker aan te geven wat het budget is dat zij zou moeten ontvangen. Volg de instructies in dit artikel om dit in te stellen.
Welke gegevens worden uitgewisseld na het opzetten van de basis integratie met NMBRS?
De basis integratie met NMBRS maakt gebruik van de NMBRS REST API. De basis integratie heeft standaard toegang tot de volgende scopes:
Werknemer informatie
Inzage in arbeidsgegevens: contracten, salaris, rooster en dienstverband.
Inzage in medewerker informatie: persoonlijke gegevens, bankrekening, adres, gezinsgegevens.
Bedrijfsinformatie
Inzage in bedrijfsinformatie.
Niet alle gegevens die beschikbaar zijn binnen deze scopes worden door Alleo gebruikt voor de functionaliteit van de integratie. Alleen de volgende velden worden gebruikt:
Voornaam
Achternaam
Zakelijke e-mail (of privé-e-mail op aanvraag)
Verjaardag
Jubileumdatum werk
Ingangsdatum contract
Einddatum contract
Soort dienstverband
Bedrijf
Geavanceerde integratie voor het delen van Salaris- en Verlof gegevens
Als je gebruikmaakt van de Flex Salaris- en/of Flex Verlof-functionaliteiten, moeten er aanvullende gegevens worden gedeeld met Alleo. Om Alleo toegang te geven tot deze gegevens via de NMBRS-integratie, moet er een extra API-token worden aangemaakt en gedeeld met Alleo.
Mocht je deze acties niet kunt uitvoeren vanwege beperkte rechten in NMBRS, kun je deze informatie delen met je accountant of NMBRS-beheerder.
Voltooi eerst de basisintegratie met NMBRS voordat je de API token aanmaakt.
Log in bij NMBRS met een gebruiker die op API toegang heeft tot de volgende services:
Company Services:
List_GetAll
Run_GetList
Employee Services:
List_GetByCompany
LeaveBalance_GetPerType
Report Services:
Reports_GetPayslipByRunCompany_v2_Background
Reports_BackgroundTask_Result
Ga naar 'Gebruikersprofiel'
Maak een API token aan
Deel de volgende informatie met Alleo:
API token
NMBRS domain name
Username
Looncomponenten in NMBRS voor:
Bruto uurloon
Bruto maandsalaris
Balans vakantiegeld
Maandelijkse opbouw vakantiegeld
Verlofgroepen die gebruikt worden voor:
Wettelijk verlof
Bovenwettelijk verlof
Belangrijk:
Het wordt aanbevolen om een specifieke Gebruiker Template in NMBRS aan te maken om toegang te geven tot deze specifieke services. Op deze manier wordt geen extra data gedeeld met Alleo die niet nodig is voor de juiste werking van de integratie.
Het API token moet op een veilige manier worden gedeeld, bijvoorbeeld via de Documenten-sectie in het Alleo-portaal of via 1Password of een vergelijkbare service. Deel het token niet via e-mail.