Basis integratie

Door de integratie tussen NMBRS en Alleo op te zetten bereik je het volgende:

Alle bestaande medewerkers in het NMBRS-account worden toegevoegd aan Alleo
Eventuele mutaties in NMBRS (on- en off-boarding van medewerkers) worden dagelijks automatisch gesynchroniseerd met Alleo

📌 Alleo krijgt door deze integratie ‘Read-Only’ toegang tot jouw NMBRS-account, waardoor wij nooit gegevens in jouw NMBRS-account kunnen aanpassen.

Om te bepalen welke medewerkers gesynchroniseerd moeten worden, controleert Alleo het veld Werknemerstype en onderneemt een actie:

Werknemerstype	Actie
Payroll	Onboard de medewerker op Alleo
Voormalig Payroll	Off-board de medewerker van Alleo

Vereisten om de basis integratie in te richten

Houd rekening met de volgende vereisten voordat je de integratie instelt. Informeer bij twijfel bij je accountant/NMBRS-beheerder of je over de juiste toegang beschikt:

Toegang tot NMBRS met een van de volgende logintypes:
- Klantlogin
  - Alle Templates bieden voldoende rechten om de integratie op te zetten.
- Bedrijfslogin
  📌 Let op: dit zijn de enige aanmeldingstypen die worden ondersteund om de integratie in te stellen.
Als je toegang hebt tot meerdere bedrijven in NMBRS, kan je de functie Gebruikerssjabloon in NMBRS gebruiken om te filteren voor welke bedrijven werknemersgegevens moeten worden gesynchroniseerd met Alleo:

Als je toegang hebt tot meerdere Debiteuren in NMBRS, kan je de Debiteuren die gekoppeld dienen te worden met Alleo selecteren tijdens het integratie set-up proces.

Ik ben accountant, kan ik de integratie voor mijn klant opzetten?

De integratie is door NMBRS geoptimaliseerd zodat klanten deze kunnen opzetten. Daarom kan een e-mailadres slechts één keer per integratie worden gebruikt. De volgende keer dat dit e-mailadres voor een andere integratie wordt gebruikt, gaat de eerste integratieverbinding verloren.

Stappen om de basis integratie in te stellen

Vraag jouw unieke NMBRS-integratielink aan via admin-support@alleo.nl
Open een incognito venster
Open de integratielink van Alleo
Log in met je NMBRS-account
Selecteer het profiel dat toegang geeft tot de gegevens
Selecteer de Debiteuren waarvoor de data gedeeld dient te worden
Klik op 'Toestaan' om de integratie in te schakelen
Als dit lukt, word je doorgestuurd naar het scherm 'Gefeliciteerd'
Alleo Support wordt automatisch op de hoogte gebracht en maakt een test uitdraai van de gegevens, en zal deze met je delen
Na bevestiging dat de data correct is, wordt de integratie ingeschakeld.

Optioneel: Selectieve synchronisatie van medewerkers

Als je medewerkers selectief wilt synchroniseren, kan je dit doen door in NMBRS een extra veld toe te voegen om aan te geven of een medewerker in aanmerking komt voor Alleo of niet. Voer deze stappen uit om dit in te stellen:

Voeg een extra veld toe aan NMBRS:
a. Veldnaam: alleo_access
b. Veldtype: yes/no
Update het veld voor de medewerkers in NMBRS zodat het overeenkomt met de vereiste instelling

Optioneel: Verschillende budgetten toekennen

Als je in het Alleo-budget, dat aan medewerkers wordt toegewezen, wil variëren, kan je dit doen door extra veld(en) toe te voegen in NMBRS. Zo kan je per medewerker aan geven wat het budget is dat zij zouden moeten ontvangen. Volg de instructies in dit artikel om dit in te stellen.

Welke gegevens worden uitgewisseld na het opzetten van de basis integratie met NMBRS?

De basis integratie met NMBRS maakt gebruik van de NMBRS REST API. De basis integratie heeft standaard toegang tot de volgende scopes:

Werknemer informatie
- Inzage in arbeidsgegevens: contracten, salaris, rooster en dienstverband.
- Inzage in medewerker informatie: persoonlijke gegevens, bankrekening, adres, gezinsgegevens.
Bedrijfsinformatie
- Inzage in bedrijfsinformatie.

Niet alle gegevens die beschikbaar zijn binnen deze scopes worden door Alleo gebruikt voor de functionaliteit van de integratie. Alleen de volgende velden worden gebruikt:

Voornaam
Achternaam
Zakelijke e-mail (of privé-e-mail op aanvraag)
Verjaardag
Werkjubileumdatum
Ingangsdatum contract
Einddatum contract
Soort dienstverband
Bedrijf

Geavanceerde integratie voor het delen van Salaris- en Verlof gegevens

Als je gebruikmaakt van de Flex Salaris- en/of Flex Verlof-functionaliteiten, moeten er aanvullende gegevens worden gedeeld met Alleo. Om Alleo toegang te geven tot deze gegevens via de NMBRS-integratie, moet er een extra API-token worden aangemaakt en gedeeld met Alleo.

Mocht je deze acties niet kunnen uitvoeren vanwege beperkte rechten in NMBRS, dan kun je deze informatie delen met jouw accountant of NMBRS-beheerder.

Voltooi eerst de basisintegratie met NMBRS voordat je de API-token aanmaakt.
Log in bij NMBRS met een gebruiker die op API-toegang heeft tot de volgende services:
- Company Services:
  - List_GetAll
  - Run_GetList
- Employee Services:
  - List_GetByCompany
  - LeaveBalance_GetPerType
- Report Services:
  - Reports_GetPayslipByRunCompany_v2_Background
  - Reports_BackgroundTask_Result
Ga naar 'Gebruikersprofiel'
Maak een API-token aan
Deel de volgende informatie met Alleo:
1. API-token
2. NMBRS domain name
3. Username
4. Looncomponenten in NMBRS voor:
  - Bruto uurloon
  - Bruto maandsalaris
  - Balans vakantiegeld
  - Maandelijkse opbouw vakantiegeld
5. Verlofgroepen die gebruikt worden voor:
  - Wettelijk verlof
  - Bovenwettelijk verlof

📌 Belangrijk:

Het wordt aanbevolen om een specifieke Gebruiker Template in NMBRS aan te maken om toegang te geven tot deze specifieke services. Op deze manier wordt geen extra data gedeeld met Alleo, wat niet nodig is voor de juiste werking van de integratie.
Het API-token moet op een veilige manier worden gedeeld, bijvoorbeeld via de Documenten-sectie in het Alleo-portaal of via 1Password of een vergelijkbare service. Deel het token niet via e-mail.