Door de integratie tussen HiBob en Alleo in te richten bereik je het volgende:
Alle medewerkers die in aanmerking komen in uw HiBob-account worden toegevoegd aan Alleo
Eventuele mutaties in HiBob (in- en uitstroom van medewerkers) worden dagelijks automatisch gesynchroniseerd met Alleo.
Het opzetten van de integratie
Om de integratie in te stellen moet je de volgende stappen voltooien; elke stap wordt in dit artikel gedetailleerd beschreven:
Maak een Service User login aan voor Alleo en sla de ID en Token op.
Voeg een aangepast veld toe aan HiBob om aan te geven of een medewerker in aanmerking komt voor toegang tot Alleo.
a. Optioneel: bestaande medewerkers bulksgewijs updaten om de waarde van dit nieuwe veld in te stellen.
Maak een aangepaste machtigingsgroep voor de aanmelding van de Alleo Service-gebruiker.
Deel de ID en het token met Alleo via een gecodeerde dienst voor het delen van geheimen (bijvoorbeeld 1password, onetimesecret.com).
Alleo maakt de integratie mogelijk.
Stap 1: Een HiBob-servicegebruiker aanmaken
Volg de stappen die worden beschreven in dit HiBob-ondersteuningsartikel:
Belangrijk: bewaar het ID en Token op een veilige locatie, deze gegevens kunt u niet meer bekijken nadat u op gereed heeft geklikt.
Stap 2: Een aangepast Alleo-veld toevoegen
In sommige gevallen hoeven niet alle medewerkers die in HiBob zitten toegang te krijgen tot Alleo (bijvoorbeeld vanwege teamlocatie of functie). Om aan te geven welke medewerker in aanmerking komt voor Alleo, moet een aangepast veld worden toegevoegd:
Selecteer in het linkermenu Instellingen > Bedrijf > Werknemersvelden
Klik in het werkgedeelte op "Nieuw veld"
Configureer het veld met de naam “alleo_access” (gebruik alleen kleine letters en geen spaties) en stel het type in op “Lijst”.
a. In onderstaande schermafbeelding staat de onjuiste veldnaam zonder 'toegang'.
Zorg ervoor dat u “uwcampus_access” gebruikt.
Pas het indien relevant toe op de juiste afdelingen.
5. Gebruik de knop “Beheren” om 2 opties (ja en nee) toe te voegen aan de lijst.
Stap 2a (optioneel): Update uw medewerkers in HiBob in bulk
Om het nieuw toegevoegde Alleo-veld correct in te stellen voor uw medewerkers, kunt u medewerkers als volgt in bulk bijwerken:
Ga naar Analytics > Rapporten > Nieuw toevoegen > Algemeen rapport
Selecteer in de kolomkiezer het e-mailveld en het veld jouwcampus en exporteer het rapport
Vul in het geëxporteerde rapport het veld jouwcampus in met “ja” en “nee”
Ga naar Mensen > Importeren en selecteer de opties “WERKNEMERSGEGEVENS UPDATEN”.
Upload het bijgewerkte rapportbestand met het e-mailadres als identificatie en het jouwcampusveld als het veld dat moet worden bijgewerkt:
Stap 3: Maak een aangepaste machtigingsgroep voor de aanmelding van de Alleo Service-gebruiker.
Er zijn 2 mogelijkheden om rechten te verlenen aan Alleo:
Gebruik de machtigingsgroep 'Alle gebruikers', de standaardinstelling voor nieuw gemaakte servicegebruikers (niet aanbevolen)
Maak een specifieke Alleo-groep die de machtigingen isoleert (aanbevolen).
a. Als je ervoor kiest om een Alleo Permission Group aan te maken, volg dan
de stappen in dit HiBob-artikel.
b. Zorg ervoor dat u weergavetoegang geeft tot de volgende HiBob-secties:
i. Basis informatie
ii. Persoonlijk
iii. Werk
iv. Werkgelegenheid
v. Levenscyclus
Stap 4: Deel de ID en Token met Alleo
Deel de ID en Token die je in Stap 1 hebt opgeslagen met je Alleo contactpersoon. Zorg ervoor dat u een gecodeerde dienst voor het delen van geheimen gebruikt, zoals 1password of onetimesecret.com.
Stap 5: Na het testen zal Alleo de integratie inschakelen en aan u rapporteren over de status van de integratie.
🚀 Nu ben je helemaal klaar!
Optioneel: Verschillende budgetten toekennen
Als u het Alleo-budget dat aan medewerkers wordt toegewezen wilt variëren, kunt u dit bereiken door in HiBob aangepaste veld(en) toe te voegen om per medewerker aan te geven wat het budget is dat de medewerker moet ontvangen.