Introductie
Met het opzetten van de integratie tussen AFAS en Alleo bereik je het volgende:
Alle bestaande medewerkers uit je AFAS Profit account worden toegevoegd aan Alleo
Eventuele mutaties in AFAS (on- en off-boarding van medewerkers) worden dagelijks automatisch gesynchroniseerd met Alleo
Door deze integratie krijgt Alleo ‘Read-Only’ toegang tot je AFAS Profit account.
Het opzetten van de integratie
Om de integratie in te stellen zal je de volgende stappen voltooien; elke stap wordt in dit artikel gedetailleerd beschreven:
Maak een nieuwe Gebruikersgroep aan met de juiste toegangsniveaus
Maak een Systeemgebruiker aan voor de Alleo integratie
Plaats de nieuw aangemaakte Systeemgebruiker + uw eigen AFAS-gebruiker in de Gebruikersgroep
Optioneel: Alleo custom veld
Importeren van Alleo GetConnectoren (voor Medewerkers en Contracten)
Optioneel: Importeren van additionele GetConnectors voor het delen van salaris & verlof data
Maak een App Connector aan
Deel App Connector Token en Profit ID met Alleo.
De verplichte velden zijn (AFAS-naam tussen haakjes):
E-mail (Mail)
Voornaam (FirstName)
Achternaam (BirthName)
Voorvoegsel (PrefixBirthName)
Beëindigingsdatum (EmploymentEnd)
Afdeling
Alleo bevoegdheid
Optionele velden:
Geboortedatum (DateOfBirth)
Begin dienstverband (EmploymentStart)
Stap 1: Maak een nieuwe Gebruikersgroep aan met de juiste toegangsniveaus
Ga naar Algemeen > Beheer > Autorisatiehulpmiddel
Ga naar het tabblad Groepsonderhoud
Ga naar Nieuw
a. Noem de groep, bijvoorbeeld Alleo Groep
b. Klik op Voltooien
Stap 2: Maak een Systeemgebruiker aan voor de Alleo integratie
Ga naar Algemeen > Beheer > Autorisatietool
Ga naar het tabblad Gebruikersonderhoud
Ga naar Nieuwe systeemgebruiker
a. Noem de gebruiker, bijvoorbeeld 1234.AlleoAPI
b. Geef toegang tot de "Profit Windows" in de sectie Toegang
c. [optioneel - alleen als je een AFAS Accept-abonnement hebt]
Geef toegang tot de "AFAS Accept" in de Geavanceerde sectie
d. Sla het e-mailveld in de laatste stap over
e. Klik op Voltooien
In het tabblad Autorisatie ga je naar en activeer je het volgende: HR -> Medewerker - Medewerker MSS -> Filters -> HR Medewerkers -> Alle Medewerkers
(HRM -> Medewerker -> Medewerker MSS -> Filters -> HR Employees -> Alle Medewerkers)
Stap 3: Plaats de nieuw aangemaakte Systeemgebruiker + uw eigen AFAS-gebruiker in de Gebruikersgroep
In de Autorisatietool selecteer je in het tabblad Groepsonderhoud de Alleo-groep.
In het tabblad Gebruikers in groep voeg je de nieuw aangemaakte gebruiker toe aan de groep door op de knop Nieuw te klikken.
PS: Als je de gebruiker niet aan de groep kunt toevoegen, zorg er dan voor dat je 'handmatig' selecteert in plaats van 'vullen op basis van functie'.
Stap 4: Optioneel; Alleo Custom Veld
Deze stap is vereist wanneer niet al uw medewerkers toegang moeten hebben tot de benefits van Alleo.
1) Het toevoegen van het Custom Veld
Navigeer naar de volgende sectie: Algemeen > Beheer > Managementtool > Medewerker > medewerker
Importeer het custom veld zoals geleverd door Alleo
vanaf de volgende URL https://yourcampus-static-assets.s3.eu-west-1.amazonaws.com/utils/Employee_Alleo_Access.fie
(sha256: 209dae38f1d74809872eff2af0c207fa64b0ec6506ae91bd822e3079b6eeb719)
Nadat je het veld hebt ingesteld, ga je naar het tabblad 'Tabbladen' en voeg je een nieuw tabblad toe genaamd "Alleo". Sleep vervolgens het custom veld "Alleo" naar de rechterkant.
Het tabblad voor autorisatie zal openen, zorg ervoor dat je beheerdersgebruikers de onderhoudsrechten ingeschakeld hebben op het nieuwe veld.
2) Het gebruiken van het Custom Veld
Opmerking: Het systeem kan vragen om opnieuw op te starten om het tabblad en veld toe te passen.
Navigeer naar het volgende gedeelte: Algemeen > HR > Medewerker > Medewerker
Selecteer een medewerker en scroll naar het Alleo-tabblad waar je het nieuwe veld kunt aanvinken of niet aanvinken.
Optioneel: Toewijzen van variërende budgetten
Als je het Alleo-budget dat aan medewerkers wordt toegewezen wilt variëren, kan dit worden bereikt door het toevoegen van custom veld(en) in AFAS om per medewerker aan te geven welk budget zij zou moeten ontvangen. Volg de instructies in dit artikel om dit in te stellen.
Stap 5: Importeren van Alleo GetConnectors
Om de benodigde medewerkersgegevens te verkrijgen, moeten we de GetConnectors importeren die door Alleo worden aangeboden.
Opmerking: Zorg ervoor dat je de importrechten hebt, anders moet je de GetConnectors opnieuw creëren met de toevoeging van het custom veld van Alleo.
1) Download en importeer de Alleo GetConnectors vanaf de volgende link
Employees:
Contracts:
Navigeer naar de volgende sectie: Algemeen > Uitvoer > Beheer > GetConnector
Klik op de knop Importeren en voeg het eerder gedownloade bestand toe.
Opmerking: Als de knop voor importeren ontbreekt, volg dan de volgende officiële handleiding over hoe je deze kunt inschakelen https://help.afas.nl/help/NL/SE/120594.htm
Optioneel: Importeren van additionele GetConnectors voor het delen van salaris & verlof data
Als je gebruik maakt van de Alleo Flexibel Salaris of Flexibel Verlof modules, kan er extra data gedeeld worden via de AFAS integratie ten behoeven van deze modules. Om dit op te zetten dienen de volgende 3 extra GetConnectoren geïmporteerd te worden:
Leave Balances
Salaries
Wage Components
Naast het importeren van de extra GetConnectoren is het belangrijk om te delen met Alleo wat de looncomponent IDs zijn die gebruikt worden in AFAS voor:
Vakantiegeld opbouw
Vakantiegeld balans
Stap 6: Maak een App Connector aan
Navigeer naar het volgende gedeelte: Algemeen > Beheer > App-connector
Klik op de knop Nieuw en voeg een beschrijving toe "Alleo App-connector" en associeer deze met de groep aangegeven bij stap 1) - Alleo Groep
Zet Automatisch token genereren aan
Gebruik de bestaande Alleo Groep en de Alleo API-gebruiker die je hebt aangemaakt in stap 1 en 2
In het tabblad GetConnectors klik op de knop Nieuw en voeg de eerder geïmporteerde GetConnectors toe (Profit_Employees_Alleo en Profit_Contract)
Stap 7: Deel de App Connector Token en Profit ID met Alleo
Uiteindelijk word je doorgestuurd naar een scherm met een gegenereerde token. Hier kun je de code kopiëren en deze daarna veilig delen met Alleo samen met je AFAS-account id (bv. 12345). Deel deze informatie op een veilige manier.
Voorbeeld informatie:
Profit ID: 12345
<token><version>1</version><data>610C51AE2FFE4B2C8E33D5A5EB163E12735C72A44D98C278C5E7B5B560079BC1</data></token>