Alleo stelt je in staat om werknemersaccounts efficiënt te beheren door maandelijks een CSV-bestand te uploaden. Dit artikel legt uit hoe dit proces werkt en bevat belangrijke richtlijnen voor een soepele verwerking.
Hoe het CSV-bestand te delen
Om je werknemersgegevens veilig met Alleo te delen:
Download het template onderaan dit artikel en vul deze in met de gegevens van je werknemers.
Dit template bevat alle velden; sommige velden zijn mogelijk niet verplicht voor jouw organisatie. Zie de tabel hieronder voor meer details.
Upload het bestand in de sectie 'Documenten' in het Alleo Portaal.
Zodra het bestand is geüpload, ontvangt het Alleo Support Team automatisch een melding en wordt het bestand verwerkt.
Instructies voor het voorbereiden van het CSV-bestand
1. Vertplichte en optionele velden
Bij het voorbereiden van het CSV-bestand is het belangrijk dat alle verplichte velden correct zijn ingevuld. Sommige velden zijn alleen verplicht onder specifieke omstandigheden, zoals hieronder uitgelegd. Hier is een overzicht van alle velden in de template:
Veld | Vereiste | Beschrijving |
| Vereist | Unieke identifier voor de werknemer |
| Vereist, indien geen integratie | Achternaam |
| Vereist, indien geen integratie | Voornaam |
| Optioneel | Voorzetsel |
| Optioneel, standaard taal wordt toegepast indien leeg | Voorkeurstaal van de werknemer |
| Vereist voor attentie bij verjaardagen | yyyy-mm-dd |
| Vereist voor attentie bij jubilea | yyyy-mm-dd |
| Vereist indien bekend en geen integratie | Geplande einddatum om werknemers tijdig te deactiveren.
|
| Optioneel | Custom velden, bijvoorbeeld personeelsnummer |
| Vereist indien deze als bron beschikbaar wordt gesteld. | Maandelijkse opbouw vakantiegeld |
| Eenmalig vereist indien deze als bron beschikbaar wordt gesteld. | Balans vakantiegeld |
| Vereist voor Flexibel Verlof module | Bruto uurloon |
| Vereist voor Flexibel Verlof module | Bovenwettelijke verlofbalans |
| Optioneel voor Flexibel Verlof module | Wettelijke verlofbalans |
2. Belangrijke aandachtspunten
Het zakelijke e-mailadres fungeert als unieke identificator om een werknemer aan te maken of te wijzigen.
Als het e-mailadres van een werknemer is gewijzigd, werk deze informatie dan bij via het Alleo Portaal voordat je een nieuwe export deelt.
Velden gemarkeerd als "Verplicht" moeten altijd worden opgenomen voor een succesvolle verwerking.
Gebruik het formaat yyyy-mm-dd voor datumvelden zoals geboortedatum en einddatum.
Voor getallen gebruik je altijd punten (.) in plaats van komma’s (,) als decimaalteken.
Einddata van dienstverbanden moeten minstens 30 dagen van tevoren worden gedeeld om abonnementen op tijd te beëindigen.
3. Maandelijkse gegevensuitwisseling
Na de initiële import hoeven alleen wijzigingen van werknemers via de CSV gedeeld te worden, bijvoorbeeld voor werknemers waarvan de einddatum is bijgewerkt.
Dit geldt niet voor Flexibel Salaris- of Flexibel Verlof-gegevens; deze moeten doorgaans maandelijks worden aangeleverd.
4. Custom velden
Er kunnen custom velden toegevoegd worden aan de export, de waarden van deze velden worden teruggerapporteerd in alle exports vanuit de Alleo Portal.
Het veldnaam dient altijd te starten met 'custom_'. Er kunnen geen spaties gebruikt worden in deze veldnamen.