De Flex Salaris module in het Alleo platform maakt het volgende mogelijk voor werknemers:
Aan en verkopen van bovenwettelijke verlofuren:
Wanneer een werknemer extra verlofuren aankoopt, is de bron hiervoor een salaris component, zoals het bruto vakantiegeld of een 13de maand.
Wanneer er verlofuren worden verkocht, gaat dit ten koste van de bovenwettelijke verlofuren. De verkochte uren worden als bruto salaris uitbetaald aan de werknemer.
Het uitbetalen van de beschikbaar gestelde budget bron (bijv. vakantiegeld of 13de maand).
Hierbij kan er er gekozen worden voor een eenmalige uitbetaling, of het maandelijks vastzetten van de uitbetaling.
Benodigde gegevens & import templates
Naast de standaard werknemersgegevens (voornaam, achternaam, e-mailadres) die nodig zijn voor het aanmaken van een werknemer in Alleo, zijn de volgende extra gegevens per werknemer nodig om de Flex Salaris module te activeren. Deze gegevens worden maandelijks aangeleverd:
Bruto opbouw budget (bijv. vakantiegeld)
Bruto uurloon
Balans bovenwettelijke verlofuren
Optioneel: Balans wettelijke verlofuren
Deze informatie is niet noodzakelijk maar wel zeer nuttig. Indien beschikbaar worden deze uren weergegeven in de app, aangezien dit de werknemer kan helpen in de beslissing om extra verlofuren te kopen of verkopen.
Maak gebruik van één van de volgende templates om de benodigde gegevens te delen met Alleo:
Leer alles over onze HRIS en Payroll integraties
Hou rekening met het volgende:
Het Alleo platform geeft de Flex Salaris data weer, het salaris of HRIS platform is echter altijd leidend.
Deze gegevens dienen op maandelijkse basis aangeleverd te worden aan Alleo, voor de 25ste kalenderdag van de maand. De data dient op een veilige manier aangeleverd te worden, idealiter via de Documenten sectie in de Alleo Portal.
Flex Salaris Budgetten in Alleo worden o.h.a. met 1 maand vertraging in Alleo toegekend. Dit betekent dat werknemers die in dienst treden doorgaans pas het Flex Salaris budget (zoals vakantiegeld in de Alleo app ontvangen nadat ze onderdeel zijn geweest van hun eerste salarisrun.
Als jouw bedrijf medewerkersgegevens deelt via een integratie met Alleo, kan een nieuwe medewerker al op haar eerste werkdag app-toegang krijgen, maar doorgaans met € 0,- vakantiegeld.
Bij het van start gaan met Alleo dient de eerste export die gedeeld wordt met Alleo zowel de balans van het opbouwde Flex Salaris budget te bevatten als de maandelijkse opbouw.
Mutatie types & voorbeeld rapporten
Er zijn 3 verschillende mutaties die voortvloeien uit Alleo wanneer er de Flex Salaris module wordt aangeboden. De mutaties zijn realtime te downloaden via de Alleo Portal. Voor meer informatie over de Alleo portal en het downloaden van de rapportage, zie dit artikel.
Aankopen van bovenwettelijke verlofuren (voorbeeld rapport)
Actie werknemer:
Een werknemer met een bruto uurloon van €15 kiest ervoor om 8 verlofuren te kopen. 8 verlofuren * €15 = €120.
Mutatie werkgever:
€120 wordt in mindering gebracht op het opgebouwde bruto vakantiegeld.
8 verlofuren worden bijgeschreven op de balans bovenwettelijke verlofuren.
Verkopen van bovenwettelijke verlofuren (voorbeeld rapport)
Actie werknemer:
Een werknemer met een bruto uurloon van €18 kiest ervoor om 4 verlofuren te verkopen.
4 verlofuren * €18 = €72.
Mutatie werkgever:
€72 wordt uitbetaald als extra bruto salaris.
4 verlofuren worden in mindering gebracht op de balans bovenwettelijke verlofuren.
Uitbetalen van vakantiegeld (voorbeeld rapport)
Actie werknemer:
Een werknemer vraagt een uitbetaling van €500 vakantiegeld aan.
Mutatie werkgever:
€500 wordt uitbetaald als extra bruto salaris.
€500 wordt in mindering gebracht op de bruto reservering vakantiegeld.
Configuratie opties
De volgende opties kunnen geconfigureerd worden naar de wensen van de werkgever:
Het maximum aantal uren dat gekocht/verkocht kan worden door een werknemer:
Dit is een vast aantal uur voor alle werknemers en kan niet variëren per werknemer.
De maanden van het jaar waarin er verlofuren gekocht/verkocht kunnen worden.
Tijdsvenster waarin de de Flex Verlof module actief is:
De aan/verkoop van verlof kan gedurende de maand uitgeschakeld worden. Dit moment wordt gebruikt om de verlofbalansen te synchroniseren.
O.h.a. wordt de module de laatste 10 dagen van de maand uitgeschakeld.
Het volledig deactiveren van de aan- of verkoop-optie.
Indien gewenst kan bijvoorbeeld aan de aankoopopties aangeboden worden aan werknemers.
Het volledig deactiveren van de uitbetaal optie.
Verwerkingsschema
Hieronder volgt een voorbeeld schema van hoe de maandelijkse verwerking eruit ziet en de acties die er plaatsvinden vanuit de werkgever en Alleo. Dit schema is gebaseerd op de volgende aannames:
De bron voor aankopen verlof is het vakantiegeld.
Mutaties gemaakt door een werknemer tussen 1-20 april worden verwerkt in de salaris run van dezelfde maand. Mutaties na 20 april worden verwerkt met de run van de volgende maand.
Dag | Actie | Wie |
1 april - 00:01 |
| Alleo |
20 april - 23:59 |
| Alleo |
20 april tot einde maand |
| Werkgever |
25 april |
| Werkgever / Alleo |
1 mei - 00:01 |
| Alleo |
FAQ
Wat gebeurt er met opgebouwd vakantiegeld dat de werknemer niet zelf uit laat betalen?
Opgebouwd vakantiegeld wordt in dat geval zoals gebruikelijk in mei of juni uitbetaald.
Wij maken gebruik van een integratie om de werknemersgegevens te delen met Alleo. Kan de data uitwisseling en verwerking van de Flex Leave module ook via de integratie verlopen?
Op dit moment is dat nog niet mogelijk, maar het is ons streven om dit in de toekomst wel te faciliteren voor de Payroll platformen waarmee wij integreren.