Introductie tot Belastingvrije Benefits

De module Belastingvrije Benefits stelt jou als werkgever in staat om de jaarlijkse vrije ruimte van de WKR ('werkkostenregeling') te benutten om belastingvoordelen voor jouw werknemers te bieden. Via de Alleo-marktplaats kunnen werknemers benefits aanschaffen met een bruto-netto belastingvoordeel, vanuit het bruto salaris of vakantiegeld.

In dit artikel vind je een uitleg van de Belastingvrije Benefits module, inclusief de configuratie, werking en belangrijke aandachtspunten.

Hoe werkt de Belastingvrije Benefits module?

Hieronder volgt een algemene beschrijving van de functionaliteit van de Belastingvrije module:

Werknemer koopt een benefit
Werknemers kiezen een benefit en een budgetbron in de Alleo-app. Tijdens dit proces ondertekenen ze digitaal een contractaanvulling waarin zij akkoord gaan met de brutolooninhouding.
Transacties in het Alleo Portaal
Elke aankoop van een benefit resulteert in een transactie in het Alleo Portaal. Deze transactie dient als volgt verwerkt te worden:
1. Een bruto inhouding op de budgetbron (bijvoorbeeld het bruto salaris).
2. Toewijzing van het transactiebedrag aan de vrije ruimte van de WKR.
Maandelijkse facturatie
Alleo factureert op maandelijkse basis alle aangekochte benefits.

Belastingvoordeel voor Werkgevers en Werknemers

Besparingen voor werknemers: Op Benefits die worden aangeschaft vanuit het brutoloon kunnen werknemers tot 49,5% besparen door een verlaging van de inkomstenbelasting. De besparing is afhankelijk van het salaris en belastingtarief.
Besparingen voor werkgevers: Een lager brutoloon betekent minder werkgeversbijdragen aan sociale premies en andere kosten. Dit kan een besparing van 18% opleveren op het totaalbedrag van aankopen van werknemers.

💡 Let op: Het uitrilen van salarios kan invloed hebben op vakantiegeld, collectieve pensioenbijdragen en andere salarisgerelateerde componenten.

Configuratie van Belastingvrije Benefits

1. Bepalen van budgetten

Op basis van de beschikbare vrije ruimte in de WKR kun je het budget bepalen dat beschikbaar is voor de werknemer. Vanuit dit budget kan een werknemer eenmalige benefits (vouchers) en/of maandelijkse benefits (abonnementen) aanschaffen.

Er zijn twee soorten budgetten die je kunt toekennen:

Eenmalige budgetten: Een eenmalig budgetbedrag, dat alleen gebruikt kan worden voor eenmalige benefits.
Maandelijkse budgetten: Een maandelijks terugkerend budgetbedrag, dat zowel voor eenmalige als maandelijkse benefits (abonnementen) kan worden gebruikt. Een maandelijks budget kan worden opgespaard als het niet wordt gebruikt. Standaard vervallen ongebruikte belastingvrije budgetten aan het einde van het jaar.

Kiezen tussen eenmalige en maandelijkse budgetten

Hou hierbij rekening met het volgende:

Controle: Maandelijkse budgetten bieden meer controle over het gebruik van de WKR ruimte.
Flexibiliteit: Werknemers kunnen maandelijkse budgetten gebruiken om abonnementen maandelijks te betalen in plaats van vooraf, wat kosten de spreid.
Engagement: Grotere eenmalige budgetten kunnen zorgen voor een hogere initiële engagement op het Alleo-platform.

Categorie-specifieke budgetten

Binnen Alleo kun je optioneel meerdere budgetten aanbieden aan werknemers. Bijvoorbeeld een budget dat besteed kan worden aan benefits uit alle categorieën en daarnaast een budget dat gekoppeld is aan een specifieke categorie, zoals 'Gezondheid' of 'Mobiliteit'. Dit betekent dat dit budget alleen gebruikt kan worden voor benefits binnen die specifieke categorie.

2. Instellen van Belastingvrije limieten

Naast het belastingvrije budget dat wordt toegekend aan de werknemer, kun je de beschikbaar gestelde WKR ruimte beheersen door verschillende limieten in te stellen. Deze limieten zijn een optionele aanvulling op de toegewezen werknemersbudgetten en dus niet verplicht om in te stellen:

Bedrijfslimiet: Een jaarlijkse limiet op bedrijfsniveau. Dit is de som van alle belastingvrije benefits die werknemers per jaar aanschaffen. Als de som van de toegekende budgetten hoger is dan de bedrijfslimiet, geldt het 'wie het eerst komt, wie het eerst maalt'-principe. Zodra de limiet is bereikt, kunnen werknemers geen benefits meer kopen via hun budget.
Groepslimiet: Werknemers kunnen worden toegewezen aan een groep en per groep kan een limiet worden ingesteld. Dit limiet werkt hetzelfde als de bedrijfslimiet.
Budget categorie limiet: Als er meerdere budgetten aan een werknemer worden toegekend in verschillende categorieën, kan per budget een limiet worden ingesteld.

De bovenstaande limieten kunnen in combinatie worden gebruikt. Zodra een van de limieten is bereikt, wordt een benefit aankoop geblokkeerd.

3. Budgetbronnen

De werkgever bepaalt welke budgetbronnen beschikbaar worden gesteld. Veelgebruikte bronnen voor salarisruil zijn het brutoloon of het bruto vakantiegeld.

the salary exchange are Gross salary or Gross holiday allowance.

❗Zorg ervoor dat het salaris van de werknemer niet onder het minimumloon (WML - Wet Minimum Loon) komt als gevolg van de salarisruil.

4. Contract addendum

Voor elke belastingvrije aankoop moet een werknemer een digitale contract addendum ondertekenen, waarmee zij formeel akkoord gaan met de brutolooninhouding. Alleo heeft hiervoor een template addendum, maar het is ook mogelijk een eigen template te aan te leveren. Na elke aankoop ontvangt de werknemer een PDF-kopie van het addendum via e-mail. Het addendum is ook beschikbaar voor de werkgever via het Alleo Portaal.

Verwerken van Belastingvrije Benefit transacties

In de sectie Belasting Vrije Benefits van het Alleo Portaal vindt je een realtime overzicht van de benefits die werknemers hebben aangeschaft. Elke aankoop en terugbetaling wordt weergegeven als een transactie.

Zoals eerder vermeld, resulteert elke transactie in een mutatie die verwerkt moet worden op de loonstrook van de werknemer, aangezien het transactiebedrag leidt tot een brutolooninhouding. Daarnaast moet het transactiebedrag worden toegewezen aan de vrije ruimte van de WKR.

Terugbetalingen

Om verschillende redenen kan het voorkomen dat een eerder aangeschafte benefit volledig of gedeeltelijk wordt terugbetaald aan de werknemer. In dat geval verschijnt er een transactie in de rapportage met een positief transactiebedrag, aangezien dit bedrag via de loonstrook terugvloeit naar de werknemer.

Exporteren van transacties

Vanuit het Alleo Portaal kun je de transacties ook exporteren naar een CSV- of Excel-bestand. Met de datum picker kun je bepalen voor welke periode je de transacties wilt exporteren.

Je kunt hier een voorbeeld export downloaden: Belastingvrije Benefits transacties export

De volgende tabel bevat een gedetailleerde uitleg van de verschillende velden in de export:

Header	Voorbeeldwaarde	Beschrijving
user_id	13	Unieke Alleo gebruikers-ID.
transaction_date	2025-01-01	Datum van de benefit aankoop.
full_name	Tony Stark	Volledige naam van de werknemer.
user_status	Active	Status van de werknemer binnen Alleo, actief of inactief.
email	tony@alleo.nl	E-mailadres van de werknemer.
source	Jouw Budget	Naam van de budgetbron waaruit de benefit aankoop is gedaan.
value	-15	Aankoopbedrag van de benefit. Dit is een negatief bedrag, tenzij het een restitutie betreft.
benefit_name	Meditation Moments	Naam van de aangekochte benefit.
benefit_type	One Off	Type benefit, zoals: One Off, Monthly, Full Refund, Partial Refund.
alleo_custom_debtor_id	3	Voorbeeld van een custom veld.
alleo_custom_payroll_id	12345	Voorbeeld van een custom veld.

Custom velden

Het is mogelijk om custom velden toe te voegen op werknemer niveau. Het doel van deze custom velden is het vergemakkelijken van verwerken van deze mutaties op het salaris. Denk bijvoorbeeld aan een werkgeverscode of personeelsnummer. Wanneer deze informatie bekend is bij Alleo op werknemer niveau zal deze informatie altijd gerapporteerd worden per mutaties in de exports bestanden.
Let op: de custom velden zie je niet terug in de Alleo Portal zelf, enkel in de export bestanden.

Alleo_Tax Free Benefits_example_report.xlsx