Wanneer werknemers via een integratie worden onboard, kunnen budgetten op twee verschillende manieren automatisch worden toegewezen:
Wijs hetzelfde budget toe aan alle medewerkers
a. Deze optie is de meest eenvoudige opzet en werkt perfect als alle medewerkers hetzelfde budget moeten ontvangen. Je kunt na het instellen van een integratie een verzoek indienen om deze functie in te schakelen door contact op te nemen met je Customer Success Manager of admin-support@alleo.nl.
Wijs een specifiek budgetbedrag per medewerker toe
a. Dit is een meer geavanceerde optie, waarbij je een aangepast veld moet toevoegen aan jouw HRIS- of Payroll-platform. Volg de instructies in dit artikel om dit in te stellen.
Een aangepast budgetveld instellen
Voeg in je HRIS/Payroll-platform een aangepast veld toe
a. Veldnaam: alleo_monthly_all_budget
i. Deze veldnaam zal verschillen afhankelijk van het type budget dat je wilt
toewijzen, zie onderstaande tabel
b. Het veldtype moet numeriek zijn
Werk het veld bij voor alle medewerkers die een budget moeten ontvangen
Geef de Alleo-integratie toegang tot het nieuw aangemaakte veld.
De naamgeving van het budgetveld is afhankelijk van het budgettype en de budgetcategorie, zie onderstaande voorbeelden:
Field name | Budget type | Budget category |
alleo_monthly_all_budget | Maandelijks | Alle |
alleo_oneoff_all_budget | Eenmalig | Alle |
alleo_monthly_health_budget | Maandelijks | Gezondheid |
alleo_oneoff_health_budget | Eenmalig | Gezondheid |
Logica voor budgettoewijzing
Zodra een budgetveld met een bedrag is ingevuld, wordt het bedrag door Alleo opgehaald de volgende keer dat de Alleo-integratie met het HRIS platform synchroniseert (tweemaal per dag, 04:00 CET en 20:00 CET). Afhankelijk van de budgetsituatie van de medewerker en het type budget (maandelijks vs. eenmalig) verschilt de uitkomst. Hierbij een overzicht van de verschillende scenario’s en uitkomsten:
Maandelijkse budgetten
Indien aan de medewerker nog geen maandelijks budget is toegewezen in dezelfde budgetcategorie, wordt het nieuwe budget toegewezen en direct gestart.
Indien aan de medewerker al een maandbudget is toegewezen in dezelfde budgetcategorie, maar het bedrag is veranderd, dan stopt het bestaande maandbudget per einde van de huidige maand. Het nieuwe maandbudget wordt toegewezen per de eerste van de volgende maand.
Als je een toegewezen budget voor een medewerker helemaal wilt verwijderen, stel dan het maand budgetveld in op 0. Dit heeft tot gevolg dat een actief maandbudget aan het einde van de huidige maand wordt beëindigd.
Eenmalige budgetten
Eenmalige budgetten kunnen alleen via de integratie worden toegekend, deze kunnen niet via de integratie worden verwijderd of gewijzigd.
Je kunt via het veld in de integratie slechts 1 eenmalig budget toewijzen, het is niet mogelijk om via dit mechanisme meerdere budgetten toe te wijzen.
Kijk op de Alleo Portal welk budget er per medewerker is toegewezen en neem contact op met admin-support@alleo.nl als je een eenmalig budget wilt verwijderen.