Het is mogelijk om uw HRIS- of Payroll-platform te koppelen met Alleo. Zodra deze integratie gerealiseerd is, synchroniseren wij dagelijks automatisch de medewerkersmutaties in dit platform.
Hierdoor is er veel minder handmatig werk nodig om uw medewerkers toegang te geven tot de Alleo app en is de kans op handmatige fouten kleiner.
Lees het onderstaande artikel voordat u een integratie instelt.
Een integratie opzetten
Raadpleeg de integratiespecifieke documentatie om een integratie in te stellen. Als u een ander HRIS- of Payroll-platform gebruikt, laat het ons dan weten via admin-suppoer@alleo.nl We breiden onze integraties uit op basis van de populaire vraag, dus we zijn altijd geïnteresseerd om te weten welke platforms ontbreken.
Wat gebeurt er als een integratie wordt geactiveerd?
Zodra een integratie is geactiveerd, vindt er twee keer per dag een synchronisatie plaats tussen Alleo en uw HRIS/payroll-platform:
Om 02:00 GMT worden alle onboardings van nieuwe medewerkers en updates in persoonlijke informatie van medewerkers die al bekend zijn bij Alleo verwerkt (Let op: wijzigingen in het e-mailadres van een medewerker worden niet automatisch verwerkt)
Om 18:00 GMT worden onboardings en updates opnieuw verwerkt, daarnaast worden medewerkers met een offboardingdatum voor die dag uit de Alleo-app gehaald. Dit betekent dat medewerkers die buiten dienst zijn altijd toegang hebben tot de Alleo app tot het einde van hun laatste werkdag (GMT-tijd).
Which employee data is synchronised?
Bij het opzetten van een integratie kun je doorgaans bepalen welke gegevens met Alleo worden gedeeld. Om een medewerker te onboarden in de Alleo app zijn in ieder geval de volgende gegevens nodig:
Voornaam
Achternaam
E-mailadres (zakelijk of privé)
Arbeidsstatus voor on/offboarding
Optioneel kunnen wij de volgende gegevens opvragen, afhankelijk van de Alleo functionaliteiten die je gebruikt:
Verjaardag
Werkverjaardag (eerste indiensttredingsdatum)
Offboarding van medewerkers en het beëindigen van de maandelijkse benefits
Wanneer werknemers via een integratie worden onboarded, kunnen budgetten op twee verschillende manieren automatisch worden toegewezen:
Wijs hetzelfde budget toe aan alle medewerkers
a. Deze optie is het meest eenvoudig, maar werkt alleen als alle medewerkers hetzelfde budget moeten ontvangen. U kunt na het instellen van een integratie een verzoek indienen om deze functie in te schakelen door contact op te nemen met uw Customer Success Manager of admin-suppoer@alleo.nl.
Wijs een specifiek budgetbedrag per medewerker toe
a. Dit is een meer geavanceerde optie, waarbij u een aangepast veld moet toevoegen aan uw HRIS- of Payroll-platform. Volg de instructies in dit artikel om dit in te stellen.
Belangrijke opmerkingen met betrekking tot integraties
Het e-mailadres van de werknemer fungeert als unieke identificatiecode.
Dit betekent dat als u het e-mailadres wijzigt in het HRIS/Payroll-platform), de e-mail ook in Alleo moet worden aangepast.
U kunt het e-mailadres van de medewerker wijzigen door in te loggen op de Alleo Portal.
Zorg ervoor dat u de e-mailwijziging op beide platforms binnen dezelfde werkdag (vóór 18:00 uur GMT) verwerkt. Als u dit niet doet, wordt dezelfde medewerker opnieuw onboardd in de Alleo-app met het nieuwe e-mailadres.
Maandbudgetten worden altijd op de eerste dag van de maand toegewezen.
Zorg er daarom voor dat medewerkers aan het einde van de maand worden ontslagen. Een medewerker die per de 1e van de maand wordt ontslagen, ontvangt een budget voor de volledige maand dat die dag nog kan worden besteed tot 18:00 uur GMT.