Naar de hoofdinhoud

Bulk werknemers onboarden en offboarden

Leer hoe je medewerkers in bulk kan onboarden en offboarden via het Alleo-portaal en hoe je profielgegevens van medewerkers kunt bijwerken.

Aleksandra avatar
Geschreven door Aleksandra
Vandaag bijgewerkt


Je kan het Alleo-portaal gebruiken om werknemersgegevens in bulk te beheren:

  • Onboarden en offboarden

  • Het bijwerken van gegevens zoals verjaardagen, werkjubilea, bedrijfsgroepen en custom velden.


Toegang tot bulk onboarding en offboarding van gebruikers

Om te beginnen, log je in op het Alleo-portaal en volg je deze stappen:

  1. Ga naar Beheren

  2. Selecteer Data Management > Imports

  3. Kies Users Onboarding and Offboarding van gebruikers


Bulkimport uitvoeren

1. Download en vul het Excel Template in

Klik op de knop rechtsonder om het sjabloon te downloaden, zodat je het juiste formaat gebruikt om de gegevens te uploaden.
​

Wijzig de kolomnamen niet bij het invullen van het Excel-bestand, deze zijn namelijk vereist voor automatische veldtoewijzing in de volgende stap.

De volgende velden worden geaccepteerd:

Veld

Verplicht / optioneel

Beschrijving

Email

Verplicht

  • Ook verplicht bij het updaten van een medewerker

First name

Verplicht

  • Ook verplicht bij het updaten van een medewerker

Last name

Verplicht

  • Ook verplicht bij het updaten van een medewerker

Prefix

Optioneel

Onboarding date

Optioneel

  • Vereist formaat: JJJJ-MM-DD

  • Moet vandaag of een datum in de toekomst zijn. Indien leeg gelaten, wordt de medewerker vanaf vandaag ingewerkt.

  • Als de onboardingdatum in de toekomst ligt, is het account actief, maar kan de medewerker pas vanaf de onboardingdatum inloggen.

  • Nadat een medewerker is ingewerkt, kan de datum niet meer via het portaal worden gewijzigd.

  • Als je de onboardingdatum na indiening wil aanpassen naar een toekomstige datum, neem dan contact op met admin-support@alleo.nl.

Offboarding Date

Optioneel

  • Vereist formaat: JJJJ-MM-DD

  • Moet vandaag of een datum in de toekomst zijn. Indien leeg gelaten, wordt de medewerker vanaf vandaag ingewerkt.

  • Als de onboardingdatum in de toekomst ligt, is het account actief, maar kan de medewerker pas vanaf de onboardingdatum inloggen.

  • Nadat een medewerker is ingewerkt, kan de datum niet meer via het portaal worden gewijzigd.

  • Als je de onboardingdatum na indiening wil aanpassen naar een toekomstige datum, neem dan contact op met admin-support@alleo.nl.

Birthday

Optioneel

  • Vereist formaat: JJJJ-MM-DD

Work Anniversary

Optioneel

  • Vereist formaat: JJJJ-MM-DD

Language

Optioneel

  • Stel de taal in voor de medewerker in Alleo. De opties zijn:

    • "en" - Engels

    • "nl" - Nederlands

    • "de" - Duits

    Als dit veld niet is ingevuld, wordt de standaardtaal van het bedrijf gebruikt

Company Group

Optioneel

  • Zorg ervoor dat de waarde overeenkomt met een bestaande companygroep, die al is opgezet in Alleo

Custom fields

Optioneel

  • Aangepaste velden kunnen worden toegevoegd door de volgende naamgevingsconventie te volgen:
    "custom_field_name" - bijvoorbeeld: "custom_employee_id"

  • In de rapportage wordt "alleo_" toegevoegd aan elk geüpload aangepast veld, bijvoorbeeld: "alleo_custom_employee_id"

  • Aangepaste velden worden niet automatisch toegewezen. Zorg ervoor dat je ze handmatig toewijst tijdens de preview-stap.

2. Upload en bekijk de gegevens

Zodra het bestand is ingevuld kan je het gaan uploaden. Alleo wijst de velden automatisch toe. Controleer het tabblad 'Voorbeeld' om te controleren of de gegevens correct zijn toegewezen.
​

3. Testrapport

Download het testrapport voordat je de gegevens synchroniseert. Dit bestand laat precies zien wat er wordt geüpload zodra je verdergaat. Controleer het zorgvuldig om er zeker van te zijn dat alles correct is.

In het gedownloade bestand, de testrun, zie je in de eerste kolom (event type) het actietype voor elk item aan:

  • Onboarding

    • De medewerker wordt op de opgegeven datum, of vandaag, ingewerkt (als de datum in het verleden ligt).

    • Budgetten die bij de onboarding zijn ingesteld, worden op die datum toegekend. Deze budgetten kunnen worden bekeken door naar rechts te scrollen in de testrun.

    • Maandelijkse budgetten worden niet naar rato berekend: de medewerker ontvangt het volledige maandbudget, ongeacht de onboardingsdatum.

  • Bijwerken (update)

    • Nieuwe of bijgewerkte informatie (bijv. geboortedatum, jubileum, aangepaste velden) wordt toegepast op het profiel van de medewerker.

    • E-mailadressen kunnen niet worden bijgewerkt via de bulkupload; dit moet handmatig worden gedaan via de pagina Medewerkersoverzicht.



4. Synchroniseer de gegevens en controleer de status

  1. Bevestig de synchronisatie:

    • Zodra je de gegevens hebt gecontroleerd en bevestigd dat ze correct zijn, klik je om de synchronisatie te bevestigen. Je wordt doorgestuurd naar het takenoverzicht.

2. Taakoverzicht en status:

In het takenoverzicht zie je het staan. Klik vervolgens op de regel, dan zie je of dit een Proefrun was of een synchronisatie.

Zodra de gegevenssynchronisatie succesvol is voltooid, wordt de taak weergegeven als Voltooid.

💡 Meer hulp nodig? Neem dan contact op met je Customer Success Manager of chat met ons via Profiel > Hulp nodig?


​

Gerelateerde artikelen
Werknemers in bulk toevoegen via CSV
Bulk Flex Salary data management
Was dit een antwoord op uw vraag?