Medewerkers in bulk toegang geven tot Alleo

Je kan het Alleo-portaal gebruiken om werknemersgegevens in bulk te beheren:

Onboarden en offboarden
Het bijwerken van gegevens zoals verjaardagen, werkjubilea, bedrijfsgroepen en custom velden.

Zie de video voor een stap voor stap toelichting en lees de informatie hieronder, voor meer context.

Toegang tot bulk onboarding en offboarding van gebruikers

Om te beginnen, log je in op het Alleo-portaal en volg je deze stappen:

Ga naar Beheren
Selecteer Data Management > Imports
Kies Users Onboarding and Offboarding van gebruikers

Bulkimport uitvoeren

1. Download en vul het Excel Template in

Klik op de knop rechtsonder om het sjabloon te downloaden, zodat je het juiste formaat gebruikt om de gegevens te uploaden.

Wijzig de kolomnamen niet bij het invullen van het Excel-bestand, deze zijn namelijk vereist voor automatische veldtoewijzing in de volgende stap.

De volgende velden worden geaccepteerd:

Veld	Verplicht / optioneel	Beschrijving
Email	Verplicht	Ook verplicht bij het updaten van een medewerker
First name	Verplicht	Ook verplicht bij het updaten van een medewerker
Last name	Verplicht	Ook verplicht bij het updaten van een medewerker
Prefix	Optioneel
Onboarding date	Optioneel	Vereist formaat: JJJJ-MM-DD Moet vandaag of een datum in de toekomst zijn. Indien leeg gelaten, wordt de medewerker vanaf vandaag ingewerkt. Als de onboardingdatum in de toekomst ligt, is het account actief, maar kan de medewerker pas vanaf de onboardingdatum inloggen. Nadat een medewerker is ingewerkt, kan de datum niet meer via het portaal worden gewijzigd. Als je de onboardingdatum na indiening wil aanpassen naar een toekomstige datum, neem dan contact op met admin-support@alleo.nl.
Offboarding Date	Optioneel	Vereist formaat: JJJJ-MM-DD Moet worden ingesteld op een toekomstige datum. Zet deze minimaal op 30 dagen van tevoren. Zodra ingesteld, kan de offboardingdatum niet meer worden verwijderd via het Alleo Portal. De datum kan alleen worden gewijzigd naar een toekomstige datum, wanneer het account van de medewerker nog actief is. Als het account van de medewerker al is gedeactiveerd en heractivering is nodig, neem dan contact op met admin-support@alleo.nl.
Birthday	Optioneel	Vereist formaat: JJJJ-MM-DD
Work Anniversary	Optioneel	Vereist formaat: JJJJ-MM-DD
Language	Optioneel	Stel de taal in voor de medewerker in Alleo. De opties zijn: "en" - Engels "nl" - Nederlands "de" - Duits Als dit veld niet is ingevuld, wordt de standaardtaal van het bedrijf gebruikt
Company Group	Optioneel	Zorg ervoor dat de waarde overeenkomt met een bestaande companygroep, die al is opgezet in Alleo
Custom fields	Optioneel	Aangepaste velden kunnen worden toegevoegd door de volgende naamgevingsconventie te volgen: "custom_field_name" - bijvoorbeeld: "custom_employee_id" In de rapportage wordt "alleo_" toegevoegd aan elk geüpload aangepast veld, bijvoorbeeld: "alleo_custom_employee_id" Aangepaste velden worden niet automatisch toegewezen. Zorg ervoor dat je ze handmatig toewijst tijdens de preview-stap.

2. Upload en bekijk de gegevens

Zodra het bestand is ingevuld kan je het gaan uploaden. Alleo wijst de velden automatisch toe. Controleer het tabblad 'Voorbeeld' om te controleren of de gegevens correct zijn toegewezen.

3. Testrapport

Download het testrapport voordat je de gegevens synchroniseert. Dit bestand laat precies zien wat er wordt geüpload zodra je verdergaat. Controleer het zorgvuldig om er zeker van te zijn dat alles correct is.

In het gedownloade bestand, de testrun, zie je in de eerste kolom (event type) het actietype voor elk item aan:

Onboarding
- De medewerker wordt op de opgegeven datum, of vandaag, ingewerkt (als de datum in het verleden ligt).
- Budgetten die bij de onboarding zijn ingesteld, worden op die datum toegekend. Deze budgetten kunnen worden bekeken door naar rechts te scrollen in de testrun.
- Maandelijkse budgetten worden niet naar rato berekend: de medewerker ontvangt het volledige maandbudget, ongeacht de onboardingsdatum.
Update
- Nieuwe of bijgewerkte informatie (bijv. geboortedatum, jubileum, aangepaste velden) wordt toegepast op het profiel van de medewerker.
- E-mailadressen kunnen niet worden bijgewerkt via de bulkupload; dit moet handmatig worden gedaan via de pagina Medewerkersoverzicht.
Skip
- Werknemers die al geoffboard zijn, worden uitgesloten van het synchronisatieproces.
- Als je een eerder geoffboarde werknemer opnieuw wilt activeren, neem dan contact op met admin-support@alleo.nl

4. Synchroniseer de gegevens en controleer de status

Bevestig de synchronisatie:
- Zodra je de gegevens hebt gecontroleerd en bevestigd dat ze correct zijn, klik je om de synchronisatie te bevestigen. Je wordt doorgestuurd naar het takenoverzicht.

2. Taakoverzicht en status:

In het takenoverzicht zie je het staan. Klik vervolgens op de regel, dan zie je of dit een Proefrun was of een synchronisatie.

Zodra de gegevenssynchronisatie succesvol is voltooid, wordt de taak weergegeven als Voltooid.