Deze verbetering vermindert administratieve lasten door handmatige verwerking van onkostennota’s te vervangen met een efficiënte selfservice. Medewerkers dienen hun onkosten eenvoudig in en volgen ze op, terwijl het flexibele systeem onkosten categoriseert op maat van de organisatie. Dit zorgt voor een gestroomlijnd en gebruiksvriendelijk proces voor zowel werknemer als werkgever.
Via Beheren > Aanvragen kan je de zakelijke declaraties vinden in het Admin Portaal. Klik vervolgens op het tabblad Zakelijke Uitgaven.
Belangrijkste functionaliteiten
Medewerkers kunnen via de Alleo mobiele app declaraties indienen voor in aanmerking komende zakelijke uitgaven die ze zelf hebben voorgeschoten (bijv. parkeerkosten, maaltijden en benodigdheden).
Werkgevers/beheerders kunnen "kosten dimensies" (categorieën) configureren binnen de Customer Admin Portal, waardoor onkosten op maat kunnen worden gevolgd (bijv. 'Reizen', 'Maaltijden', 'Benodigdheden').
Kosten dimensies kunnen worden aangepast met zowel Nederlandse als Engelse namen om een meertalig personeelsbestand te ondersteunen.
Werkgevers kunnen dimensies aanwijzen als verplicht of optioneel voor declaratie-indieningen.
Medewerkers kunnen direct bonnen of ondersteunende documentatie aan hun declaraties toevoegen.
Goedgekeurde declaraties worden geëxporteerd door beheerders, vergelijkbaar met budgetvergoedingen, om de verwerking van vergoedingen te vergemakkelijken.
Vereiste rechten voor het beheren van aanvragen
Om aanvragen in het Alleo-portaal te openen en te beheren, moet een HR-manager de volgende rechten hebben:
Toegang tot de portal
Budgetaanvragen
- Inzage – Hiermee kan de manager ingediende aanvragen bekijken.
- Bewerken – Hiermee kan de manager aanvragen goedkeuren of afwijzen.
Set-up & configuratie
Om de functie voor zakelijke onkosten te activeren, moet het worden toegevoegd aan de Alleo-omgeving van het bedrijf. De Customer Success Manager kan hier mee helpen. Je kan ook een verzoek insturen naar admin-support@alleo.nl.
Zodra de functie is ingeschakeld, moeten de dimensies worden geconfigureerd. Dit zijn de velden die medewerkers moeten (of optioneel mogen) invullen bij het indienen van een aanvraag voor zakelijke onkosten.
Dimensies configureren
Klik op het tabblad Dimensies.
Selecteer Maak dimensie.
Voer de dimensienaam (titel) in, in de gewenste taal (Nederlands en/of Engels).
Geef aan of de dimensie verplicht of optioneel is voor indieningen (dit veld als vereist markeren).
Voer dimensieopties in (voorbeeldoptie).
Wat gebeurt er als een medewerker de zakelijke declaratie indient?
Een HR-manager, met goedkeuringsrechten voor verzoeken in het Alleo-portaal, ontvangt een e-mailmelding wanneer een verzoek wordt ingediend.
Het verzoek verschijnt in het Alleo-portaal ter beoordeling en verwerking.
Na beoordeling ontvangt de medewerker een e-mail en een notificatie in de smartphone-app.
Verzoeken controleren
Ga naar de pagina Beheren > Aanvragen, in het Alleo-portaal.
Klik op het tabblad Zakelijke uitgaven.
Declaraties exporteren
Beheerders kunnen declaraties filteren en exporteren op basis van het type verzoek (budget of zakelijke onkosten), in CSV/XLSC-formaat.
💡 Meer hulp nodig? Neem direct contact op!
💬 Live chat support - Klik het 
icoon of Help in het Alleo Portaal
✉️ admin-support@alleo.nl