Bulk Flex Salary data management

Ga naar Flex Salary

Om te beginnen, log je in op het Alleo-portaal en volg je deze stappen:

Ga naar Data Management
Selecteer Imports
Kies Flex Salary

Bulk Importeren

1. Download het template en vul het in

Klik op de knop Template downloaden (rechtsonder) om het juiste formaat voor de gegevens upload te downloaden.

Wijzig de kolomnamen niet bij het invullen van de template, deze zijn vereist voor automatische veldtoewijzing in de volgende stap.

De volgende velden worden geaccepteerd en bijgewerkt tijdens de synchronisatie:

Als de functie Flex Salary is ingeschakeld

Veld	Verplicht / Optioneel	Beschrijving
Email	Verplicht	Het e-mailadres moet bij Alleo bekend zijn. Als het e-mailadres niet bekend is, wordt de medewerker overgeslagen bij de synchronisatie.
Primary Salary Source	Optioneel	Bruto maandelijkse opbouw van de budgetbron (bijv. vakantiegeld). Indien de werknemer geen budget meer ontvangt, voeg dan 0 toe.
Secondary Salary Source	Optioneel	Een extra bron voor Flex-salarisbudget (bijvoorbeeld bonus). Als je niet zeker weet of dit van toepassing is, neem dan contact op met admin-support@alleo.nl.

Als de functie Flex Leave is ingeschakeld

* Als zowel de functie Flex Leave als de functie Flex Salary zijn ingeschakeld, zorg er dan voor dat alle vereiste gegevens voor elke functie in de upload zijn opgenomen.

Veld	Verplicht / Optioneel	Beschrijving
Email	Verplicht	Het e-mailadres moet bij Alleo bekend zijn. Als het e-mailadres niet bekend is, wordt de medewerker overgeslagen bij de synchronisatie.
Gross Hourly Wage	Verplicht	Wordt gebruikt om het uitbetalings- of aftrekbedrag te bepalen bij het verkopen/kopen van verlofuren.
Balance of Non-Statutory Leave Hours	Optioneel	Vereist als de functie 'Verlof verkopen' is ingeschakeld. Dit zorgt voor een nauwkeurige registratie, aangezien verkocht verlof wordt afgetrokken van het bovenwettelijke verlofsaldo, in overeenstemming met het beleid van het bedrijf.
Balance of Statutory Leave Hours	Optioneel	Dit is niet verplicht, maar wel aan te raden. Indien opgegeven, worden de uren in de app weergegeven om medewerkers te helpen beslissen of ze extra verlof willen kopen of verkopen.

2. Upload en bekijk de gegevens

Zodra het bestand is ingevuld, upload het. Alleo wijst de velden automatisch toe. Controleer het tabblad Preview & confirm om te controleren of de gegevens correct zijn toegewezen.

3. Testrapport

Download het testrapport voordat je de gegevens synchroniseert. Dit bestand laat precies zien wat er geüpload wordt zodra je verdergaat. Controleer het zorgvuldig om er zeker van te zijn dat alles correct is.

In de testrun geeft de eerste kolom het actietype voor elk item aan:

Bijwerken

Gegevens worden bijgewerkt

Overslaan

Als er geen actief account aan het e-mailadres is gekoppeld, wordt de medewerker tijdens de synchronisatie overgeslagen.

4. Synchroniseer de gegevens en controleer de status

Bevestig de synchronisatie:
- Zodra u de gegevens hebt gecontroleerd en bevestigd dat ze correct zijn, klikt u om de synchronisatie te bevestigen. U wordt doorgestuurd naar het takenoverzicht.
Taakoverzicht en status:

De kolom Proefrun geeft aan of de taak:

Data sync OF Dry run

Zodra de synchronisatie succesvol is voltooid, wordt de taak weergegeven als Voltooid.

Wanneer worden de gegevens na de synchronisatie bijgewerkt?

De timing van de updates is afhankelijk van het type gegevens en/of maandelijkse opnames voor medewerkers zijn ingeschakeld:

Direct bijgewerkt na de synchronisatie:

Bruto vakantiegeld
Saldo bovenwettelijk verlof
Saldo wettelijk verlof

Deze waarden worden direct na de synchronisatie weergegeven in het profiel en de app van de medewerker.

Tijdlijn budget update

Als medewerkers maandelijkse opnames kunnen doen:
- Medewerkers met een bestaand budget:
Nieuwe budgetten worden toegevoegd vanaf de 1e van de volgende maand.
- Nieuwe medewerkers (geen bestaand budget):
Als de startdatum van het budget vandaag of in het verleden is ingesteld,
wordt het budget direct toegevoegd.

Als medewerkers geen maandelijkse opnames kunnen doen:
- Het budget wordt toegevoegd op basis van de startdatum van het budget.
- Als de startdatum in het verleden ligt, wordt deze standaard ingesteld op
vandaag.

🔔 Belangrijk

Maandelijkse budgetten moeten vóór het einde van de maand worden geüpload om een correcte toepassing vanaf de volgende maand te garanderen.
Het Alleo-platform geeft de Flex Salary-gegevens weer, maar uw payroll- of HRIS-platform blijft de bron van de waarheid voor deze gegevens.
Controleer de testrun om de bestaande einddatum en de nieuwe startdatum van het budget van elke medewerker te zien. Dit zijn de data die worden toegepast zodra de gegevens zijn gesynchroniseerd. Het ziet er als volgt uit:

previous_primary_salary_source_end_date	new_primary_salary_source_start_date
2025-04-30	2025-05-01

previous_secondary_salary_source_grant_end_date	secondary_salary_source_grant_start_date
2025-04-30	2025-05-01

Medewerkers moeten in Alleo zijn aangemeld, voordat Flex Salarisgegevens kunnen worden geüpload.
Zorg ervoor dat je alleen e-mailadressen opneemt die al bekend zijn in Alleo. Als een e-mailadres niet in het systeem wordt herkend, wordt de betreffende medewerker tijdens de synchronisatie overgeslagen en worden de gegevens niet verwerkt.

💡 Meer hulp nodig? Neem contact op met je Customer Success Manager
of chat met ons van Customer Operations, linksonder bij het ?-icoontje,
in de Customer Portal