In dit artikel leggen we de soorten facturen uit die je als klant van Alleo ontvangt. Alleo verstuurt twee soorten facturen:
Licentie factuur
a. Deze factuur dekt de kosten voor ons platform en de softwarelicenties.
b. Deze wordt verstuurd door Alleo B.V.
Budget factuur
a. Deze factuur omvat platform transacties en budgetvooruitbetalingen.
b. Dit type factuur geldt alleen wanneer budgetten binnen het Alleo-platform
worden toegekend.
c. Verzonden door Alleo Platform Transactions B.V. om prepaid budgetten te waarborgen. Deze facturen worden verzonden door een aparte juridische entiteit om ervoor te zorgen dat deze budgetten niet door derden kunnen worden opgeëist in het geval van eventuele continuïteitsproblemen bij Alleo B.V.
Licentiekostenfactuur
Zodra het contract is getekend tussen Alleo en jouw organisatie, wordt de eerste licentiefactuur aan het begin van de daaropvolgende maand verstuurd. Deze factuur bevat de vooruitbetaling van de licentiekosten voor het volledige contractjaar.
Als tijdens de looptijd van het contract het aantal prepaid licenties wordt overschreden, ontvang je een aanvullende licentiefactuur. Hierin worden de extra licentiekosten voor de resterende contractperiode in rekening gebracht.
Budgetfactuur
Als je gebruikmaakt van een van de Alleo-producten waarbij budgetten worden besteed (bijvoorbeeld Flex Benefits, Gifts & Celebrations, Rewards), ontvang je maandelijks budgetfacturen met daarin de platform transacties van je medewerkers.
Binnen het Alleo-platform kunnen toegekende budgetten zowel vooruit- als achteraf worden betaald. Doorgaans geldt het volgende:
Product | Type |
Flex Benefits - Employer Contribution | Prepaid |
Flex Benefits - Tax Free | Postpaid |
Rewards | Prepaid |
Mobility | Postpaid |
Gifts & Celebrations | Prepaid |
Afhankelijk van het type budget, prepaid of postpaid, verschilt de opbouw van de budgetfactuur. Dit wordt hieronder toegelicht.
Prepaid Budgetten
Voor prepaid budgetfacturen kunnen de volgende regels van toepassing zijn:
Budget (toekenningen): Budgetten die op de eerste dag van de maand worden
toegewezen, om maandelijkse terugkerende budgetten vast te leggen.
Budgetcorrectie: Budgetten die tussen de 2e en laatste dag van de vorige maand
zijn toegewezen.
Settlements: Deze bedragen staan als negatief, omdat deze prepaid budgetten terugvloeien naar jouw organisatie.
Offboarding settlement: Overgebleven budget van de vorige maand, na het offboarden van een medewerker.
Expense settlement: Budgetten die in de vorige maand via de declaratiefunctie zijn besteed.
Bugdet refunds settlement: Teruggaven/annuleringen van toegewezen budgetten in de vorige maand.
Internal benefits settlement: Budget besteed aan interne voordelen in de vorige maand.
Carry-over limit settlement: Budgetten van de vorige maand die zijn beperkt vanwege een maandelijkse carry-over limiet (spaarlimiet).
Budget actusls: Deze regels laten zien wat er in de vorige maand is uitgegeven per btw-categorie.
Budget actuals correction: Omdat budgetten al vooraf betaald zijn, wordt deze regel opgenomen om prepaid budgetten om te zetten naar uitgegeven budget, zonder dat dit invloed heeft op het te betalen bedrag.
Voorbeeld Prepaid Budget factuur:
Postpaid budgetten:
Budget actuals: Deze regels tonen de uitgaven van de vorige maand per BTW-categorie.
Voorbeeld Postpaid Budget factuur:
